Simulación con Lego

Simulación sINNple de Scrum con LEGO

A continuación, presento una simulación de Scrum con LEGOs que desarrollé hace un par de años y que desde entonces he refinado hasta su estado actual, mediante el feedback de quienes han participado de la actividad y de otros agilistas de la comunidad Latinoamericana a quienes respeto profundamente.

Esta simulación la desarrollé después de un estrepitoso fracaso que tuve con otra actividad que utilizaba antes. Producto de esto, decidí crear mi propia simulación de Scrum, la cual se inspira en parte en esa otra actividad con la que tuve el fracaso, en parte en esta otra simulación más conocida con LEGOs (pero más extensa y costosa en términos del material necesario para realizarla con varios equipos a la vez) y en parte también en mi profundo amor por los LEGOs y mi extensa experiencia jugando con ellos desde que era niño (hasta la fecha).

Mi propósito con esta actividad es brindar a los participantes lo siguiente:

• una experiencia cercana a la realidad de desarrollar un producto con Scrum.

• una actividad divertida.

• inversión de tiempo de 1 hora o menos.

• una forma de aprender haciendo.

• aprendizaje colectivo (aprendemos los unos de los otros).

• generación de revelaciones (insights) a través de reflexión profunda.

Y para facilitadores y entrenadores en general, mi propósito es brindar una forma alternativa de simular Scrum que se pueda hacer en una hora o menos, con una cantidad mínima de material (LEGO) y de libre uso (ver sección de Licencia para más información).

1. Preparación de la simulación

Para realizar esta actividad se requiere una cantidad mínima de materiales, infraestructura y preparación que detallo en las siguientes secciones.

1.1 Materiales Necesarios

a. Set de LEGO

Para realizar esta actividad recomiendo sets pequeños de LEGO con las siguientes características:

• Deben consistir de varias partes que combinen mini-figuras y modelos.
• Las mini-figuras del set deben ser diferentes entre ellas preferiblemente.
• Los modelos deben representar diferentes niveles de complejidad, desde unos muy sencillos hasta otros más complejos y llamativos.

Opcional: que el instructivo presente al final un panorama de todo el set armado que sea ligeramente distinto al que sale en la portada del manual.

Mi recomendación es tener al menos 1 set por cada 4 o 5 personas en el grupo donde se realizará.

b. Instrucciones

Recomiendo entregar a cada equipo una página con una descripción sencilla de la simulación y los tiempos con que se contará para cada actividad dentro de la misma. Si lo desean, pueden bajar la que utilizo en este enlace. Aprecio que se preserve el texto de derecho de autor tal y como lo requiere la licencia Creative Commons. Para más información ver la sección de Licencia.

c. Cronómetro

Para llevar adecuadamente los tiempos recomiendo tener un cronómetro a mano. El que trae por defecto cualquier teléfono inteligente es más que suficiente. Un Time Timer funciona aún mejor.

1.2 Infraestructura necesaria

Recomiendo realizar esta actividad en espacios que permitan el trabajo de los equipos sobre una superficie plana como una mesa o escritorio mediano o grande, mejor aún si cada equipo puede trabajar en un espacio separado (aunque lo he facilitado en salas de juntas con una sola mesa grande en el medio y también ha funcionado). 

No veo que sea posible por ejemplo realizar la simulación en salones con sillas de tipo escolar de las que tienen el escritorio integrado o salones de conferencias con sillas fijas tipo butaca (así estas tengan la posibilidad de desplegar una pequeña mesa).

1.3 Recomendaciones antes de iniciar para el facilitador

Antes de iniciar la actividad, le recomiendo a los facilitadores haber armado y

desarmado cada uno de los sets para comprobar que están completos y que no falta ninguna pieza; hacer esto preferiblemente el día antes de la simulación.

2. Ejecución de la simulación

Duración: 1 hora aproximadamente (varía según la cantidad de equipos)

Materiales:

• Un set de Lego mediano para cada grupo de 4 o 5 personas, con las características mencionadas anteriormente.
• Tip 1: Tener cada set en una caja plástica con capacidad para todas las piezas y el instructivo sin necesidad de ser doblado (para extender la reutilización del set).
• Tip 2: los starter set de Lego City suelen ser excelentes opciones (siendo mi favorito el de los astronautas).

Time boxes:

1. Día 1 del sprint:

• Planeación (3 min)
• Trabajo (5 min)

2. Día 2 del sprint

• Día 2 del scrum diario (3 min)
• Trabajo (5min)

3. Revisión del sprint (3 min c/equipo)

4. Retrospectiva del sprint (3 in)

.....................

5. Conversación de cierre

Definición de Hecho (definition of done):

3. Facilitación

Preparación:

1. Presentación de la actividad.

2. Formar equipos de entre 4 y 5 personas.

3. Pedir que cada equipo escoja un dueño de producto (Product Owner).

4. Solicitar a los POs que se acerquen (al facilitador). Entregarle a cada uno una caja con los sets desarmados y los respectivos manuales de instrucciones.

5. Indicarle a los POs que el manual de instrucciones es la lista de requerimientos ordenada por prioridad (o backlog de producto). Indicarles además que los manuales no se deben romper ni dañar y que no abran las cajas hasta que se les indique. Luego los POs regresan a su respectivo equipo.

6. En este punto, se repasa la “definición de hecho” y los time boxes.

7. Indicar que el facilitador es el cliente (esto es importante).

8. No olvidar preguntar si hay dudas antes de comenzar la actividad.

Ejecución:

9. Sprint: correr todos los time boxes hasta antes de la revisión del sprint. En este punto todos deben parar de trabajar (“manos fuera de las mesas”). Durante el time box del scrum diario los equipos normalmente siguen trabajando, es decisión del facilitador si intervenir acá o no. Mi sugerencia es dejarlo pasar y tomar nota de esto para retomarlo en la revisión general.

10. Revisión del sprint: cada equipo presenta su trabajo al cliente (facilitador) y los demás equipos son observadores.

a. En esta revisión, el facilitador debe actuar como “cliente difícil”, inclusive hacer role play si se siente cómodo para ello.
b. Prestar MUCHA atención al detalle. En la prisa las personas por lo general ponen la cabeza equivocada a las mini figuras, ponen las piernas al revés o no son precisos con las piezas que utilizan para los modelos. Cualquier discrepancia con lo esperado es una pulga o “bug”. Entre más “bugs”, menor la confianza del cliente. Por ejemplo, si hay bugs el cliente podría desconfiar de un modelo perfectamente hecho y ni siquiera querer tocarlo “por miedo a lastimarse”.

c. Generalmente, lo primero que sale en el manual de instrucciones son las mini figuras. Enfocarse en esto, normalmente los equipos obvian esto y comienzan a armar los modelos más complejos primero. Hacer énfasis en que lo que genera más valor son las mini figuras.

d. Trampa: la definición de hecho es ambigua ya que en los manuales de instrucciones hay dos imágenes del set terminado, una en la portada y otra al final de las instrucciones. El cliente debe querer el set de la forma en la que el equipo no lo hizo. Por lo general el equipo coloca las figuras como en la portada, las diferencias con la imagen al final son sutiles pero lo suficientemente significativas como para no aceptar nada del trabajo y darle una lección a los equipos sobre no asumir cosas. La única forma de superar esto es si el PO o algún miembro del equipo pregunta durante el sprint. En ese caso se debe optar por uno de los dos y hacer hincapié de esto durante la revisión general.

11. Retrospectiva: después de las revisiones de los sprints, cada equipo regresa a su mesa y se corre el time box para retrospectiva. Normalmente me sirve tomar un minuto para recordar que la retrospectiva se enfoca en el proceso y no en el producto.

Cierre:

12. Revisión general: todos de pie (para que no se prolongue mucho) hacen un círculo grande en el salón para una revisión de la actividad. Esta actividad se extiende hasta llenar el time box destinado a esta sección en el taller donde se esté utilizando. Algunas preguntas que me han resultado potentes son:

a. ¿Qué acaba de suceder?

b. ¿Se divirtieron? ¿Por qué? ¿Se divierten en sus trabajos? ¿Por qué?

c. ¿Cómo fue trabajar en equipo? ¿Qué resultó fácil/difícil?

d. ¿Qué aprendieron en la retrospectiva?

e. ¿Por qué se cometieron errores?

f. ¿Cómo se sintieron en la revisión del sprint? ¿Por qué?

g. ¿Cómo era el cliente? ¿Por qué creen que el cliente era así? (analizar el tema de la confianza)

h. ¿Cómo estuvo el daily scrum? ¿Qué hicieron durante este? ¿Cambió algo luego del daily scrum?

i. ¿Quién fue el Scrum Master? (el facilitador es el Scrum Master ya que lleva los tiempos y da algunas indicaciones básicas, a veces un equipo escoge un Scrum Master sin que se le pida y es interesante indagar en eso, otras veces se puede preguntar si ¿realmente hizo falta el Scrum Master o no y por qué?)

j. ¿Por qué no terminaron de construir todo el set? Esta pregunta es importante. La actividad está diseñada para que no terminen e introduce una restricción importante: un solo manual de instrucciones. Esto es un cuello de botella en la actividad que le impide a los equipos trabajar en paralelo. No obstante hay una forma sencilla de eliminar ese bloqueo y se puede mencionar que la mayoría tenían la solución “en el bolsillo”. Claro está, se puede tomar fotografías al manual para que así puedan avanzar más rápido. Normalmente los equipos dicen que no lo hacen porque “no les dijeron que se podía” o “pensaron que no se podía”. Aquí se puede lanzar la pregunta ¿en algún momento yo les dije que no se podía? seguida de ¿dónde estaba realmente el impedimento? (en la cabeza de cada uno, en los supuestos, en el querer apegarse demasiado a las reglas, etc.).

    

k. Si algún equipo no entrega bien las mini figuras: ¿Por qué no me entregaron las mini figuras perfectas, si era fácil y además lo más prioritario? Aquí normalmente suelo decir algo como “supongamos que estoy encargando esto para mi hijo, ¿qué valor me dan las mini figuras? R/Ya es un juguete que le puedo dar a mi hijo y ver cómo reacciona, quizá le encantan los astronautas, o quizá se decepciona y me dice que él prefiere los dinosaurios

¿Me da valor saber esto?”. Acá normalmente incluyo una reflexión sobre el concepto del MVP.

l. Esta pregunta la suelo guardar para el final: ¿Cómo se parece esto que

acaban de hacer a la realidad? Se sorprenderán de las respuestas ;-)

Licencia

Esta actividad está licenciada bajo la licencia Creative Commons y puede utilizarse libremente siempre y cuando se de crédito al autor. Para más información ver la sección de Licencia.

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Espero que la encuentren útil y se diviertan mucho facilitándola. Si tienen alguna pregunta no duden en escribirme o dejar un comentario y si se les viene a la cabeza alguna idea para mejorarla, ¡soy todo oídos!