jueves, 12 de junio de 2014

Mejore su productividad, un tomate a la vez

En esta publicación haré una breve descripción de una técnica que me ha ayudado muchísimo a mejorar mi productividad, la cual se ha vuelto popular entre los practicantes de los principios ágiles por su sencillez y efectividad. Estoy hablando de la Técnica Pomodoro, la cual por cierto fue seleccionada como la mejor técnica de productividad según LifeHacker. La misma debe su nombre a un reloj de cocina en forma de tomate (pomodoro en italiano significa tomate).

No obstante, antes de comenzar quiero recomendarles a aquellos lectores con dominio del inglés, que mejor se ahorren el tedio de leer esta publicación y vayan directamente a la página oficial de la técnica. En ella encontrarán un video de 2 minutos entretenido, sencillo y que explica la técnica claramente. Para los demás, lamentablemente no he encontrado una versión doblada o subtitulada y solamente ofrezco las siguientes líneas.


La Técnica

Vamos directo al grano: ¿en qué consiste esta técnica? Grosso modo, se escoge una tarea en la cual se desea trabajar, se inicia un reloj de cuenta regresiva en 25 minutos, durante este tiempo se trabaja en la tarea procurando enfocarse totalmente en ella y filtrando las distracciones. Al finalizar el tiempo, se toma un descanso de entre 3 y 5 minutos. A esto se le llama un Pomodoro. Finalmente, cada 3 ó 4 pomodoros, se recomienda tomar un descanso más prolongado, de 15 a 30 minutos.

Esta es esencialmente la técnica. Claro está, el autor recomienda algunas otras cosas alrededor de la misma, las cuales explico a continuación.

Según el manual

Según el manual de la técnica (el cual pueden encontrar en la sección de referencias en formato PDF), se debe comenzar por realizar un listado de las tareas a realizar, ordenadas según su prioridad. Inclusive se sugiere el uso de un formulario que incluye información tal como lugar, hora, autor, lista de tareas para el día y un espacio para imprevistos.

Las tareas se deben abordar una por una y no se recomienda pasar a la siguiente tarea sin haber terminado la tarea en que se ha estado trabajando. Adicionalmente, si se concluye una tarea antes de la finalización del pomodoro, el tiempo restante se debe utilizar en sobreaprendizaje. Por el contrario si por alguna razón no se puede concluir el pomodoro (porque hubo una interrupción por ejemplo), el pomodoro se declara nulo.

Adicionalmente, para alcanzar un verdadero dominio de la técnica se propone superar los siguientes 6 objetivos, uno a la vez y en el orden presentado.

Objetivo 1. Seguimiento personal

Al iniciar, es importante llevar una bitácora personal en la cual se registre cuántos pomodoros le ha tomado completar cada tarea. Si bien suena como algo sencillo, require un poco de disciplina llevar la cuenta.

Objetivo 2. Proteger el pomodoro de las interrupciones

Este es quizá el objetivo más importante y a su vez el más difícil de alcanzar. La técnica se basa en poder enfocarse verdaderamente en la tarea que se está realizando y para alcanzar esto es claramente imprescindible el filtrar el ruido de la vida diaria: llamadas, notificaciones en el celular, redes sociales, etc. Si bien esto demanda una gran disciplina personal, también hay recomendaciones y hasta herramientas. Este tema es tan amplio que en el futuro dedicaré una publicación exclusivamente al mismo.


Objetivo 3. Estimar cuántos pomodoros tomará una tarea

Para alcanzar este objetivo, bastará con aplicar la técnica por unos días y así determinar la el esfuerzo personal que requiere hacer determinada tarea. Pronto, con base en la experiencia y el análisis de los registros obtenidos en el objetivo 1, le será sencillo estimar eficazmente cuánto tomará realizar una u otra tarea en pomodoros.

Objetivo 4. Recapitule y Revise

Este objetivo es fácil, simplemente separe unos pocos minutos al inicio del pomodoro para recapitular el trabajo realizado en el pomodoro anterior y otros cuantos minutos al final para revisar el trabajo realizado en el pomodoro actual.  Suena como algo sencillo y de hecho: es sencillo, no obstante se requiere de un esfuerzo consciente para superarlo. En la práctica, especialmente cuando se ha ganado momentum, es difícil separar estos minutos.

Objetivo 5. Poner la mesa

Para alcanzar este objetivo, se debe hacer una estimación adecuada de cuántos pomodoros se pueden realizar en una ventana de tiempo dada. Para ello se propone tomar en consideración aspectos como:
  • Tareas pendientes.
  • El momento del día.
  • La temporada o mes del año.

Objetivo 6. Objetivo personal

Una vez superados los objetivos anteriores, es momento de fijar una meta personal. Algunos ejemplos pueden ser:
  • Mejorar la eficiencia
  • Incrementar la calidad
  • Facilitar la colaboración

Beneficios

¿Qué beneficios se puede esperar obtener a través del empleo de esta técnica? Francesco Cirillo, el autor de la técnica menciona los siguientes:
  1. Trabajar a favor del tiempo y no contra él.
  2. Eliminar la fatiga ya que los descansos constantes ayudan a mejorar la salud, la concentración y la retentiva.
  3. Mejor administración de las distracciones.
  4. Mejorar el balance entre el trabajo y la vida personal.
Deseo comentar también mi experiencia personal, ya que a mí me ha ayudado a enfocarme y entregarme a mí mismo resultados, tales como las publicaciones de este blog. Me permitió superar la parálisis por análisis y pasar a la ejecución. También me ha ayudado a encontrar tiempo disponible, por ejemplo varios días a la semana dedico un pomodoro durante mi hora de almuerzo a tareas personales; esto no pareciera ser la gran cosa, pero encontrar estos "cajones" de tiempo me ha permitido ganar momentum.

¡El ataque de los tomates!

Si bien la técnica es sencilla, da mucho de que hablar. En futuras publicaciones trataré temas como los siguientes:
Les invito como es costumbre a aportar al tema con sus experiencias o preguntas.

Nota al márgen: se utilizaron 7 pomodoros en total en la realización de esta publicación.

Referencias

La Técnica Pomodoro - PDF
La Técnica Pomodoro Ilustrada - PDF

3 comentarios:

  1. Desde mi punto de vista como QA, opino que la idea de las pausas frecuentes ayudan a mejorar la habilidad mental y a desarrollar las estimaciones con más precisión.
    Pomodoro permite (enseña a) eliminar las interrupciones innecesarias y esto hace que la técnica resulte exitosa para combatir la procrastinación, puesto que son las distracciones las que se posponen hasta que finaliza el pomodoro (incluso existen herramientas y aplicaciones que nos ayudan a limitarlas!)
    Lo mejor de esta técnica es que aplica para muchos procesos y/o disciplinas no solamente en procesos de software. Para mí en lo personal ha sido de mucha utilidad, claro que aplicarla implica disciplina pero como todo, ya agarrando el ritmo, "Pomodoro" se convierte definitivamente en nuestro aliado.

    ResponderEliminar
  2. Buen post Fred...
    Yo utilizaba este app en Gnome Shell:

    https://extensions.gnome.org/extension/53/pomodoro/

    Pero también existen add-ons para otros sistemas operativos:

    http://www.teamviz.com/downloads/

    ResponderEliminar
  3. En estos días comencé a utilizar esta aplicación que me ha dado muy buenos resultados, por si alguien la quiere probar: http://www.teamviz.com/

    ResponderEliminar