Contratos Ágiles: implementando la colaboración con el cliente sobre la negociación contractual

Mientras participaba en el Scrum Day Chile 2015, noté la existencia de un problema bastante recurrente tanto acá como en Costa Rica y otros lugares que he visitado. Por ello he decidido dedicar las siguientes líneas al tema de los contratos cuando se trabaja de manera Ágil.

Y es que a pesar de que el tema está presente en el mismo Manifiesto Ágil, las organizaciones a menudo se olvidan de este valor tan importante:

• Colaboración con el cliente sobre negociación contractual

Como frecuentemente debemos recordar, la palabra que conecta el lado derecho y el lado izquierdo del valor es "sobre", no "en lugar de". Esto es fundamental en el tema que trataré a continuación, ya que si bien los contratos son -por decirlo así- un mal necesario del quehacer económico; el truco en nuestro caso está en elaborar contratos que potencien la colaboración con el cliente en vez de crear la mentalidad del partido de fútbol: nosotros contra ellos.

Lamentablemente, en muchas organizaciones el tema contractual termina siendo una cuestión de copiar y pegar y se pasa totalmente por alto el hecho de que si se ha cambiado la forma de pensar, la estructura misma de la organización y muchas otras cosas para adoptar una manera de trabajo Ágil, necesariamente deberá cambiar también la forma de elaborar los contratos y de relacionarse con el cliente mismo. A continuación presentaré brevemente cuatro tipos de contratos Ágiles.

Contrato Tiempo y Materiales

En este tipo de contrato, se acuerda un costo fijo por iteración o por mes; siendo el último el más común por una cuestión de conveniencia de la parte contable de las empresas. En mi experiencia, en este tipo de contrato las partes acuerdan un costo fijo mensual correspondiente a todos los costos asociados a un equipo ágil, incluyendo temas de compensación, equipos, licencias, alquileres y overhead en general. Idealmente se acuerda asignar un Product Owner del lado del cliente quien se encargará de guiar al equipo hacia la generación de mayor valor a través de la priorización de la pila de trabajo o backlog. El contrato se extiende hasta que el cliente así lo considere necesario.

Este tipo de contrato permite al cliente adaptarse al cambio, al poder gestionarlo a través de las prioridades de la pila de trabajo sin tener que recurrir a engorrosos trámites de gestión de cambio, estimaciones, addendums al contrato, etc.

La desventaja de este tipo de contrato, es que transfiere al contratante la totalidad del riesgo; ya que el éxito o no del proyecto dependerá en su totalidad de la efectividad del Product Owner asignado. Por su parte el contratado no comparte el riesgo de ninguna forma. Una manera de balancear el riesgo entre ambas partes se analizará a continuación.

Contrato Tiempo y Materiales con Tope

Este tipo de contrato es una extensión del anterior, con la única diferencia de que se acuerda un tope de costo (o tiempo en la forma de duración) para el mismo. Este tipo de contrato beneficia al contratado al cubrir el costo de su operación desde el inicio, mientras protege al contratante hacia el final del proyecto al limitar su exposición.

De esta manera es del mayor interés de ambas partes entregar valor desde etapas tempranas del proyecto y evitar excesos en los costos.

Contrato de Entregas Incrementales

Este tipo de contrato se basa en puntos de inspección frecuentes, en los cuales el cliente decide si seguir con el desarrollo del producto o no. En cualquiera de los puntos de inspección el cliente puede decidir si mover el producto a producción o no, independientemente de que decida seguir o no con su desarrollo.

Este tipo de contrato resulta muy natural para los equipos ágiles ya que les permite trabajar de manera iterativa hasta el punto de inspección, lo cual también da un punto de referencia para realizar la planeación de las entregas. Por ejemplo, si el contrato es de un año los puntos de control pueden ser trimestrales; durante la duración del contrato el equipo de desarrollo trabaja de forma incremental en sprints de dos semanas lo cual les permite planear sus entregas 6 sprints a la vez.

Es importante anotar que aunque los puntos de inspección pueden estar separados en el tiempo (por ejemplo, cada 3 meses como en el ejemplo anterior) se asume que el cliente se involucrará activamente durante toda la duración del contrato.

Contrato orientado al costo

Este tipo de contrato está inspirado en la forma en que Toyota ha gestionado las relaciones de largo plazo con sus proveedores. En este tipo de contrato, ambas partes acuerdan de manera realista un costo para el producto a ser entregado. Si al momento de la entrega hubo algún ahorro con respecto al costo acordado, ambas partes comparten este ahorro. Si por el contrario se incurrió en un sobre costo, ambas partes aportan una penalidad para compensarlo.

Normalmente el beneficio o la penalidad están además asociadas con el tamaño de las empresas participantes, por lo cual el ahorro o costo adicional se determinará en proporción al tamaño de las empresas.

No olviden a sus abogados

Mientras investigaba sobre este tema, me encontré esta página que explora con profundidad el rol de los abogados en la elaboración de los contratos ágiles y que me pareció muy interesante porque ¿adivinen quiénes son las personas que redactarán los contratos?

No voy a profundizar en este tema y me limitaré a comentar que de el material que leí en esa página, me parecieron muy acertadas las siguientes recomendaciones:

• Introduzca a su abogado en el mundo de Ágil y hágalo con la misma paciencia (o quizá más) con que lo hace con gerentes y otras personas. Tome en cuenta que por su formación profesional, la manera de pensar de un abogado muy posiblemente no será Ágil y esto se reflejará en su contrato si no hace este esfuerzo.
• Colabore con su abogado desde etapas tempranas de la negociación, esto le dará visibilidad sobre el nivel de confianza que usted está construyendo con su contraparte y podrá ajustar el contrato de manera acorde.
• Es normal para un abogado pensar en premios y penalidades. Procure abstenerse de incluir este tipo de cláusulas en un contrato ya que introducen ruido a la relación entre las partes y podrían conducir a conductas no Ágiles y opacidad en las relaciones.
• En las buenas y en las malas - procure elaborar contratos que impulsen la colaboración al compartir por igual ganancias y pérdidas, victorias y derrotas.

En verdad recomiendo revisar este material ya que da interesantes pistas sobre cómo abordar temas habituales desde el punto de vista Ágil, tales como alcance, terminación, aceptación de entregas, garantías, precio, pagos, etc.

Espero que esta información les sea de mucha utilidad y aclare en alguna medida este tema tan elusivo sobre cómo hacer contratos Ágiles. ¡Felices negociaciones!

Nota: se utilizaron seis pomodoros en la elaboración de esta publicación.